Si vous recherchez sur le Web « logiciel de devis » ou « meilleur logiciel de proposition », vous verrez de nombreux résultats. Ces termes sont utilisés de manière interchangeable même s’ils sont très différents.

Au début, il semble que toutes les solutions soient similaires, mais il existe des distinctions clés.

Quelle est la différence entre un devis et une proposition?

Un devis est plus court et plus pertinent. Un devis répertorie le vendeur, l’acheteur potentiel et les articles qu’ils achètent avec un total. Parfois, le devis comprendra des fiches techniques, de la documentation sur les produits ou services proposés et les conditions générales.

Les propositions, en revanche, sont plus longues et plus détaillées. Ils comprendront des informations présentant le vendeur, les facteurs de différenciation du vendeur par rapport à la concurrence, les avantages généralisés de la solution proposée, un périmètre de travail et un contrat de service. Les propositions répertorient généralement un prix total unique pour l’ensemble de la solution, bien qu’il contienne parfois un détail d’élément de campagne similaire à ce que vous trouveriez dans un devis.

Est-ce vraiment un logiciel de devis / proposition?

De nombreuses solutions, en particulier celles qui apparaissent lorsque vous recherchez un «logiciel de proposition», ne sont pas de véritables applications de création de propositions; il s’agit plutôt d’un système de génération ou de signature de documents. Ils ne gèrent pas les schémas de tarification des produits tels que la remise de la liste, la majoration du coût, les points, la tarification en volume, les niveaux de prix client basés sur une formule ou la matrice de prix client / produit, etc. Et ils ne vous permettent pas de créer des formules ou des calculs complexes sur les éléments de la proposition. Si vous avez besoin de ces calculs plus avancés (comme le suivi de vos coûts et le calcul de votre marge bénéficiaire), beaucoup de ces solutions ne le feront pas, vous pouvez donc les exclure. De plus, presque toutes les solutions de devis / proposition proposent une signature électronique de documents.

Personnalise-t-il le format des devis et des propositions?

Étonnamment, de nombreuses solutions vous montrent une belle proposition mais ne vous permettent pas de la modifier. L’aspect du devis que vous présentez à vos clients représente votre entreprise, il est donc très important qu’il soit professionnel et comprenne exactement les informations que vous souhaitez inclure. Lorsque vous effectuez des recherches, vous devez tenir compte de cet élément clé.

Certains logiciels de devis comportent des modèles de devis prédéfinis que vous ne pouvez pas personnaliser du tout. D’autres vous offrent la possibilité limitée de modifier certains aspects du format de devis comme le changement du logo de votre entreprise. Certaines solutions de proposition nécessitent que vous les payiez pour modifier l’apparence de votre modèle de proposition. Certaines solutions ont un concepteur de formulaire compliqué qui vous oblige à connaître un langage de programmation juste pour faire de petits changements. D’autres logiciels de devis vous permettent de contrôler complètement l’apparence du devis à l’aide d’une application de conception simple, y compris la possibilité de créer des formules qui calculent des choses comme les chiffres de location mensuels et plus encore.

S’intègre-t-il à un logiciel de comptabilité?

Les intégrations de logiciels de comptabilité augmentent l’efficacité et réduisent les erreurs. Une fois que le devis devient une commande, vous devrez le déplacer vers votre système comptable. Si cela est important pour vous, renseignez-vous sur les intégrations des logiciels de comptabilité de la solution.

Si votre logiciel de cotation ne s’intègre pas à votre logiciel de comptabilité, vous devrez imprimer ces commandes, puis demander au service comptable de retaper les commandes dans le logiciel de comptabilité, ce qui prend du temps et est source d’erreurs.

Quelle importance accordez-vous aux produits?

Si vous avez beaucoup de produits à vendre et à acheter des produits auprès de plusieurs fournisseurs, vous aurez besoin d’un moyen de garder une trace de tout cela. Si vous devez regrouper des éléments pour un package ou un kit, votre solution devra disposer de ces capacités. Si les produits que vous vendez sont complexes et nécessitent que vous assembliez une liste de numéros de pièces uniques à chaque fois en fonction des besoins du client, vous bénéficieriez énormément d’un configurateur. Un configurateur guidera le représentant des ventes à travers un processus étape par étape de sélection des articles à inclure dans le devis. En fonction des éléments sélectionnés, le configurateur peut alors proposer de nouveaux choix en fonction du dernier choix effectué.

Pouvez-vous importer des produits ou récupérer des prix en temps réel auprès de fournisseurs?

Habituellement, les produits que vous citez et vendez sont achetés auprès de vendeurs ou de distributeurs. Ces vendeurs et distributeurs modifient souvent leurs prix régulièrement, et les quantités des articles qu’ils ont en stock varient quotidiennement. Découvrez si la solution vous permet d’importer ces informations de vos fournisseurs. Selon votre secteur, les fournisseurs peuvent vous permettre de recevoir électroniquement les prix et la disponibilité de leurs produits en temps réel à partir de la solution de devis.

Avez-vous besoin de capacités de rapport?

Très peu de solutions ont des capacités de rapport intégrées. Si vous devez exécuter des rapports sur toutes les données relatives aux devis (comme une liste de tous les devis en attente, tous les devis en suspens par représentant commercial, toutes les soumissions gagnées ce mois-ci, une liste des produits vendus ce mois-ci ou des rapports de commission) , votre solution doit alors pouvoir gérer cela.

Étant donné que vous utiliserez le logiciel de devis pour stocker toutes les informations sur les produits et toutes vos informations de devis et de commande, vous devez être en mesure de récupérer des rapports utiles contenant toutes ces informations.

Cependant, le meilleur logiciel de devis industriel vous permet un contrôle complet afin que vous puissiez créer des rapports filtrés par les informations que vous souhaitez et personnaliser l’apparence du rapport avec des formules qui calculent des choses comme les chiffres de location mensuels et plus encore.

La solution offre-t-elle un support technique?

Bien que cette question puisse sembler une réflexion après coup, elle est très importante. Et cela peut sembler à l’ancienne, mais être en mesure de parler avec un représentant des ventes ou du support technique au téléphone est précieux pour plusieurs raisons. Il va sans dire que si vous ne pouvez pas joindre l’équipe de vente de l’entreprise par téléphone, vous ne pourrez certainement pas contacter son équipe d’assistance technique par téléphone.

De nombreuses solutions de devis / proposition ne mentionnent même pas de numéro de téléphone sur leur site Web. Lorsque vous êtes au milieu de votre journée de travail et que vous rencontrez une sorte de problème d’arrêt, il est inacceptable d’avoir à envoyer un courrier électronique pour obtenir de l’aide et à attendre indéfiniment une aide qui pourrait ne jamais arriver.