Vous avez passé en revue les démonstrations, sélectionné le fournisseur et négocié l’achat de votre nouvelle GMAO – et maintenant ? La vérité est que vous ne faites que commencer. Au cours des semaines et des mois à venir, vous devrez travailler en étroite collaboration avec votre fournisseur pour vous assurer que votre GMAO est configurée de manière à s’adapter à votre façon de faire de la maintenance.

Voici 8 choses que vous pouvez faire pour vous assurer que la mise en œuvre de votre GMAO se passe bien et que votre nouveau système répond à vos besoins.

Faites l’inventaire

C’est le moment pour faire l’inventaire en passant en revue et en listant vos équipements, et pièces que vous souhaitez suivre dans votre GMAO. Tenez compte de toutes les situations particulières que vous pouvez avoir – comme les conventions de dénomination pour faciliter la recherche ou la détermination de la façon dont vous allez identifier les sections de biens linéaires.

De nombreuses mises en œuvre de la GMAO échouent parce que la base de données n’est pas correctement configurée.

Rassemblez vos programmes de maintenance

Chaque fabricant d’équipement à des programmes de maintenance recommandés, mais personne ne sait mieux que vous ce qui est nécessaire pour maintenir votre équipement en état de marche.

Vous ne pouvez pas vous permettre des temps d’arrêt non planifiés ? Prévoyez des entretiens et des inspections plus fréquents. Vous ne pouvez pas accéder aux zones pendant les heures de pointe ? Programmez la maintenance en fonction des vacances et des congés. Des événements majeurs ont lieu dans votre établissement ? Planifiez les entretiens 30 à 60 jours à l’avance pour avoir le temps de régler les problèmes éventuels.

L’une des principales sources d’économies d’une GMAO réside dans la gestion des MP et des inspections afin de réduire les pannes et les urgences et d’augmenter la durée de vie utile de vos actifs.

Consultez votre service informatique

Même si vous mettez en place une solution hébergée, vous aurez peut-être besoin d’un peu de soutien de la part du service informatique pour vous assurer que votre réseau peut fournir de bonnes performances aux heures de pointe.

Utilisez-vous des Smartphones ou d’autres appareils portables ? Qui assurera l’assistance en cas de problème ? Comprendre tous les besoins informatiques de votre GMAO vous aidera à isoler les problèmes et à éviter les retards.

Préparez vos données

Que vous convertissiez des années d’historique d’une GMAO existante ou que vous partiez de zéro, plus vos données entrantes sont propres, plus vite vous serez opérationnel. L’aide à la préparation et à l’exécution de l’importation des données est un domaine dans lequel votre fournisseur de GMAO peut apporter une valeur ajoutée significative.

Assurez-vous de bien comprendre ce qui est exigé de votre nouveau système avant de promettre une date de mise en service. Les mises en œuvre de la GMAO sont souvent retardées lorsque les parties ne communiquent pas pleinement les exigences en matière d’importation de données.

Testez votre matériel et vos logiciels

La dernière chose que vous souhaitez est que votre formateur GMAO arrive et que votre nouveau système ne fonctionne pas, vous faisant ainsi perdre un temps précieux.

Tous les fournisseurs de GMAO ont des histoires à raconter sur leur arrivée sur le site pour une formation et sur le fait qu’ils ont dû commencer par sortir le serveur de la boîte.

Faites bon usage de vos fonds de formation en ayant le matériel en place et le logiciel installé avant la formation prévue.

Déterminez vos besoins en matière de rapports

Avant de commencer la mise en œuvre et la formation de votre nouvelle GMAO, discutez avec votre personnel, vos responsables et votre service comptable des types de rapports qu’ils aimeraient obtenir avec le nouveau système.

Qui recevra des rapports réguliers ? À quelle fréquence allez-vous émettre des rapports ? Quels rapports sont les plus importants pour votre organisation ? En réfléchissant à l’avance aux rapports, vous vous assurerez que le système est installé, configuré et utilisé de manière à vous fournir les informations dont vous avez besoin.

Cet exercice vous aidera également à déterminer si une personnalisation est nécessaire. Configurez votre GMAO pour qu’elle produise automatiquement les rapports dont vous avez besoin.

Se former

Lors de la conception de votre plan de formation, veillez à prendre en compte à la fois l’étendue et la profondeur. Vous devez former suffisamment de personnes pour qu’elles puissent s’entraider dans les tâches quotidiennes et quelques personnes formées sur tous les aspects du système et de son administration.

Pensez également à prévoir une formation ultérieure, peut-être six mois après la mise en service, lorsque vous aurez acquis une expérience de l’utilisation du système dans votre organisation.

Assurez-vous que vous tirez le meilleur parti de votre GMAO en formant correctement tous les utilisateurs.

Auditez votre GMAO

Tous les six mois, prévoyez de passer quelques heures à vérifier votre GMAO. Profitez-en pour vous assurer que vous disposez de la dernière version du logiciel, que vous recevez les rapports dont vous avez besoin et que vous tirez pleinement parti des capacités de votre GMAO.

C’est également un bon moment pour vérifier auprès des utilisateurs si quelqu’un a des questions ou si de nouveaux employés pourraient bénéficier d’une formation formelle.

Conclusion

Une GMAO est un outil qui offre beaucoup d’avantages et qui peut vous aider à gagner du temps et de l’argent. A condition de choisir le plus le logiciel le plus approprié pour son entreprise et de bien s’assurer d’une mise en œuvre réussie.